システム開発にあたっては、システムの導入を行う目的をしっかりと考えておく必要があります。

システム開発会社や経営コンサルタントに言われるがままに、なんとなくシステムを開発したものの、なんか効果があったのか、なかったのかも良く分からない。効果が分からないのに社員さんの作業だけは増えたなんてことにならないように、システムを導入する目的を明確にする必要があります。

もちろんシステム開発を行う目的は会社ごとにそれぞれことなるのですが、それでも目的をいくつかのパターンに分けることが出来ます。ここではいくつかの代表的なパターンについて説明します。


情報の一元管理を目的としたシステム(作業品質の向上)
企業の中には様々なデータが存在しています。これらの情報は、最初はエクセルなどで個人のファイルで管理されていることがあります。
このような状況から企業や事業が成長していき、管理するデータ量が増えたり、管理する人が増えたりすると、個人ファイルでの管理では限界を迎えます。
ファイルの受け渡しでミスが起きたり、古いデータを最新のデータだと思い込んでしまうようなミスも発生してきます。
このよな場合には、データの一元管理を目的としてシステムを導入することで、作業ミスが減ったり、作業が効率的に行われるような環境を作ることが可能になります。

人が行う作業をシステムに行わせることにより、社員はより付加価値の高い作業をすることを目的としたシステム(コスト削減)
製造業における製造プロセスの管理や品質管理、小売業における商品や在庫の管理の中で、人が行っている作業のうちシステム化出来るものについてシステム化するものです。
もちろん人が確認しなければいけない作業はあるのですが、システムに置き換えることが出来る作業もたくさんあります。特に数字に関するものはシステム化すると良いことが多いです。
このようにして人間が行っている作業をシステムに行わせることによって、人件費としてのコストを削減することが可能になります。

自社の商品をインターネット上で販売することを目的としたシステム(販売経路の拡大)
ホームページ制作ページで説明したような、楽天などのネットショップを利用するのではなく、自社独自の機能を持ったネットショップのシステム開発を行うケースです。
他社では行っていないような機能を追加したネットショップや、社内の他システムとの連携が容易に行えたりするメリットも出てきます。
自社の強みを作り出したり、発揮できるような販売経路の拡大を可能にします。

経営する上で必要な情報を収集・分析することを目的としたシステム(売上・利益の増大)
顧客の情報や競合他社・業界の情報、自社製品の販売状況、利益などの情報を使って経営戦略を立案するための情報を分析します。
この中でも顧客の情報というのは戦略策定上非常に重要なもので、この情報と他の情報を見比べながら意思決定することが非常に重要なことになります。
このようにして情報をシステムに蓄積し、集計したり分析したりすることが競合他社との差別化を図り、市場での優位性を確立し、売上・利益の確保や増大に寄与することになります。

直接顧客にシステムを利用してもらうことで、顧客の利便性を向上することを目的としたシステム(顧客満足度の向上)
企業の中の作業においては、繰り返し同じ作業を定期的に行うようなものも少なくありません。たとえば、メールや電話で受け取った注文書に対し在庫確認を行ったりするような作業がこれにあたります。
メールを見るのも人間なら、在庫確認のオペレーションを行うのも人間で、人間の行う作業にはミスがつきものであり、人の作業時間が拘束されるうえに、ミスも発生することがあります。
電話での注文などの場合、ミスによって商品を間違えたり、数量を間違えてしまったりすれば、時間もかかりますし、お客様の信頼も低下してしまいます。
仮にそのミスがお客様の勘違いなどによるものだったとしても、そのようなミスが発生しないようになっていることが望まれます。
このような場合には、お客様に直接在庫を確認してもらえるようなシステムを開発することで、ミスなくお客様の利便性をあげるようなことが可能になります。
このようなシステムを導入することによって、顧客からの満足度や信頼度が上がるだけではなく、コスト削減の効果も期待出来ます。

社内のコミュニケーションを促進することを目的としたシステム(組織力の強化)
企業活動においては、業務プロセスのような社内の仕組みが重要なのは言うまでもありませんが、実際にその仕組みでものを動かすのは人です。
昨今では、オフィスでの打ち合わせ以外にも、スマホやタブレットなどで、同じ場所にいなくてもコミュニケーションをとることが容易になってきました。
迅速で頻繁に行うコミュニケーションは、チームとしての組織力を強化し、さらに洗練された組織の仕組みを作り上げ、他社との差別化につながることを可能にします。

システムの開発を考えるきっかけはいくつかのケースに分類されるように思います。

知り合いの会社で導入したシステムの成果を聞いて、自社にも導入したいと考える。
ITシステムを導入して業務プロセスや販促を解決したいと思っていても、どうして良いのか分からない企業の声をよく聞きます。
そのような中で、知り合いの会社や取引先が導入したITシステムの効果や成果を聞いて、自社にも導入出来るのではないかと考えることも多いようです。
このようなケースでは、システム開発業者からの提案を受け入れるよりも、具体的な効果や成果が他社の事例からイメージ出来るので、失敗ケースになる可能性は低くなると思います。
各社それぞれ状況も異なりますし、他社の導入したシステムがまったく同じように自社でも効果を発揮してくれるとは限りません。
成功事例のイメージを持ちながらも、自社でのシステム導入における相違点などについても意識しておくことが重要です。
そのためには、一度に全部の機能を開発して導入するよりも、機能に優先順位をつけて、小さな成功事例を積み上げながら、少しずつ良いシステムに育て上げていくことも良い方法だと思います。

これまで利用していたシステムが古くなって、新しいOSや関連ソフトウェアに対応出来ない。
このケースでは、積極的にITシステムを経営に役立てて行こうというよりも、古くなってしまったITシステムを、仕方なく作り直すというケースが多いのではないかと思います。
まずは、機能を追加せずに、新しいOSや関連ソフトウェアに対応するだけにするのか、この状況をきっかけにして、古くなってしまったITシステムに新機能を追加して刷新するのかを決める必要があります。
コストを抑えようとすれば、機能追加をしない方法を選ぶことになってしまいますが、古くして開発したシステムでは、現在の業務プロセスにあっていなかったり、経営上の意思決定をするための情報がうまく収集・分析出来なくなっていたりします。
ITシステムのリニューアルにあたっては、機能追加をしない経費としてのコストと、機能追加することによって新たな価値を生み出す投資という観点で、どちらかを選ぶことが必要になると考えています。
コストと投資の両面からバランスの取れた計画を立案してもらえればと思います。
その際には、短期の計画と中長期の計画を合わせて検討することが良い方法ではないかと思います。

様々な理由で新しい機能を追加できない。
いろいろな理由があって、必要なあたらいい機能を追加できないケースをお聞きします。
ITシステムを開発したり、運用するには、システムに関する特有の知識や経験が必要です。このような役割を、社内の特定の人物に頼っていることは中小企業においては特に多いのではないでしょうか。
また、内部の力だけではなく、システム開発業者についても、社長の人脈だったり、こちらも中小や個人でシステム開発を行っている業者に開発、運用をお願いしているケースが多いです。
このような場合、その特定の社員さんの退社や、業者の事業が立ち行かなくなったり、関係があまり良くなくなってしまうことなどによって、その後のシステムへの機能追加が行えなくなってしまうことがあります。
そうでなくても、ITシステムの開発・導入後にすでに数年が経過し、その間業者とのやりとりが無くなっている場合にも、わざわざお金をかけて機能追加するのは効果があるんだろうかと躊躇している会社さんもあります。
このような場合、可能であれば、ITシステムに詳しい知人などに相談に乗ってもらうことをお勧めします。もしそのような相談する人が見つからない場合には、業者1社のみの話を聞くのではなく、複数の業者から意見を聞くことによって、複数の異なった視点からのITシステムに対する理解を深めることが出来ますのでお勧めです。

社内の情報や顧客情報、競合他社の情報を共有したり、意思決定のための情報収集・分析をITシステ導入によって実現したい。
会社の中には様々な情報が散在しています。これらの情報は集められることなく、それぞれの営業や担当者の頭の中に入っていたり、部門内のみで共有されていることが多いです。
特に、売上増加に結びつくような顧客情報は、営業マンそれぞれの中で情報が閉じられていることは非常に多いです。
さらに、それらの情報はそれぞれの人の感覚的な分析に留まっていて、実際のデータを分析すると、思っていたのと違うなどということは少なくありません。
このような状況に気づき、事実を事実として受け入れ、適切な意思決定を行っていける企業が、成熟した社会の中で成長を続けることが出来る企業の条件であると我々は強く考えています。
情報収集や分析に多大な労力をかけることが目的ではないので、担当者の負担を出来るだけなくし、容易に情報の収集が行えること、また分析も素早く簡単に行えるような分析サポートの機能を持っているようなITシステムを開発することが非常に重要で、これが出来るか否かで、そのITシステムの導入が成功するか否かが決まると言っても過言ではないと思います。
またこのようなITシステムの導入計画にあたっては、システム開発費や運用費をコストと考えるよりも、投資と考えた方がより適切な計画を立てることが出来ます。
是非とも、この投資によってどのくらいの売り上げや利益の増加が見込めるのかの想定は、きちんと立てて計画の承認をすることが非常に重要です。

競合他社に先駆けて、独自のサービスを提供したり、独自の目的を持ったシステムを開発したい。
ITシステム開発自体がサービス開発となり、独自のサービスを提供するケースもあります。
このようなケースにおいては、システム開発を投資と考えるのが非常に容易です。反対に、売上予測を甘く見て、開発費用をかけすぎてしまうケースも少なくありません。
資金が潤沢でやり直しがきくような場合には問題はないかもしれませんが、そのようなケースは少なく、資金不足によって、途中で計画を断念しなければいけないようなケースも少なくありません。
このような状況に気づき、事実を事実として受け入れ、適切な意思決定を行っていける企業が、成熟した社会の中で成長を続けることが出来る企業の条件であると我々は強く考えています。
新しいサービスの提供などにおいては、その後の売り上げなどを正確に予測することはほぼ不可能です。であれば、計画通りにことが進まないことを想定した計画が重要になってきます。
一度にすべてを開発した方が全体のコストが下がるということはあるかもしれませんが、リスクを考慮すると、必要なものから少しずつ開発して、実際に利用し、収益を上げながら、さらに機能を追加していくという方法が一つの解決策になると考えています。
このような方法であれば、顧客や他社の動向を見ながら計画をより良いものに修正しながら進めて行くことが出来ますし、システム開発にとらわれない会社全体での効率の向上も見込めます。そして、そのことは、トータルで見た投資コストの削減につながり、より効果的な資金の利用につながっていきます。

システム開発にはコンピュータに関する一定の技術に対する知識や経験が必要ですが、システム開発技術習得のためのハードルはどんどん下がっていて、専門家でなくてもシステムを開発することが可能です。

個人や零細企業においても、システム開発で起業するかたは多いと思います。このような背景から、比較的大きな企業から、個人の趣味の延長でシステム開発を行ってくれる人まで、その規模は様々です。

誰もが使っているエクセルを高度に利用したり、アクセスやファイルメーカー、kintoneといったソフトウェアを利用することによって、安価に誰もがちょっとの勉強で作れるようになっています。

それでも個人が作ったホームページと業者が作ったシステムで差が出るのは、会社の事業上の戦略と連携し、上手にホームページ上で表現出来るか否かではないかと思います。

システム開発の能力だけに絞って考えると、業者や個人の違いというよりも、開発者の能力に依存する部分が大部分ですが、きちんとした会社のシステムほど品質が高いと言う傾向はあると思います。

そのシステムに要求される品質と予算によって、最適な業者を選んだり、社内で開発することを決定していくことが重要だと感じます。


以下にいくつかの切り口でシステム開発会社を分類し、それぞれの特徴を記述してみたいと思います。

外部発注と内製化
システム開発業者の種類ではありませんが、ホームページ制作を自社内で行うのか、業者に依頼するのかというのが一番最初の選択になります。
システム開発の目的や必要な機能がしっかりと理解出来ているのであれば、外部の業者の力を利用するのは非常に有効なことだと思います。
特に、すでにその分野での他社における実績などがあるITシステムにおいては、他社の事例や失敗例なども含めて業者に経験やノウハウがありますので、より計画的にシステム開発、導入、運用することが可能です。
逆に、社内の業務を簡素化したり、改善による効率化を目指す場合には、エクセルやアクセスなどを利用して内製化でシステムを作ってしまうのも良い方法だと思います。
このようなケースにおいては、どのようなシステムへの要件があるかが明確でなかったり、やってみたらもう少しこうしたいなどの変更要求が頻繁に発生する可能性が高いです。
業者にお願いすれば仕様変更や要件追加ごとに料金が発生してしまい、システム開発費を予想することも困難です。
まずは社内で内製化したシステムを開発し、安定して来てからは、社内の特定の人だけに頼らないように、また、社内の人材をより戦略的な仕事についてもらえるように、運用や機能追加を外部にお願いするような方法も、非常に有効な方法だと思います。

会社の規模による分類
先に述べたように、システム開発業への参入障壁は高くないため、幅広い規模の会社がシステム開発を生業としています。
これも我々の個人的な見解になるかもしれませんが、ホームページ制作においては、制作会社の会社規模はあまり重要ではありません。個人事業主や友人がサービスで作ってくれるのでもまったく問題ないと考えています。
会社の規模で業者を選定するよりも、付き合いやすさや自社のことをどれくらい考えてくれるのか、長く付き合って行けるのか(突然業者が事業をやめてしまう場合だったあります)や価格(個人事業主だと格安だったりします)を考慮して選べば良いのではないかと思います。
会社の規模は関係ないと言いましたが、一つだけ注意して欲しいことがあります。それは、業者の会社の事業継続性です。
ホームページに比べると、ITシステムはより複雑なものになります。ホームページであれば業者が事業をやめたので違う業者にお願いするというのも比較的容易にすることが可能です。
また、現在のホームページの内部の作りが分からなくても、新たに新しいホームページを作ってリニューアルしてしまうと言う手があります。
しかし、システムは会社の中の業務に入り込んでいて、ある日から使わないとか、全部新たに作りかえてしまうというのは容易ではありません。
その業者は自社のITシステムを長期にわたってきちんと見てくれるのか、という点については、気にしすぎるくらいに重要に考えてもらえればと思います

会社の中でのシステム開発業の位置づけによる分類
ここでは、大きく4つの分類について説明させてもらいます。


一つ目は、アクセスやファイルメーカー、Kintoneといったエンドユーザ向けのソフトを使ってシステムを開発している会社です。個人事業主としてやられている方も多いと思います。

このケースは、社内でも内製化可能なシステム開発を専門的な知識がないので、外部に依存するケースです。効果が高くて価格が高くないというのが前提ですが、小規模な会社や個人事業主でも問題ないと思います。
これらのソフトウェアを利用した場合には、利用者数の制限があったりして拡張性に乏しいこともありますが、中小零細企業が利用するのであれば問題ないケースが多いです。
最近では、アクセスやファイルメーカーといったソフトウェアに加え、サイボウズのKintoneやSalesforceといったクラウドサービスが人気を集めています。
誰がいつ、どこでそのシステムを利用するのかを考えて、社内のPCやサーバで運用するのか、クラウドサービスを利用するのかを考えてみてください。

二つ目は、目的別や業種別に開発されたパッケージを販売している会社です。完全にパッケージをそのまま利用する場合もありますが、必要に応じて各会社ごとにカスタマイズできる場合についてもこの分類とします。

会計のソフトウェアとして、弥生会計のようなパッケージがあることをご存知の方は多いと思いますが、同様に、顧客管理や生産管理のITシステムにもパッケージが存在します。
顧客管理や生産管理のITシステムのパッケージをそのまま利用することも可能かもしれませんが、自社独自のプロセスに合わせたり、独自の分析が必要な場合にはカスタマイズが必要です。
注意すべき点としては、パッケージソフトの価格はお得なものの、カスタマイズの費用が高いというケースは以外かもしれませんが多いものです。パーケージの価格の数倍の金額のカスタマイズ料金というのは良くあることです。
考えると分かるのですが、同じものをたくさん販売するパッケージの値段と、自社独自の機能を一つだけ開発するカスタマイズでは料金設定の方法に大きな違いがあるためです。
出来るだけカスタマイズしないことが価格を抑えることにつながるのですが、そのことに意識を置きすぎて、結局競争力を生み出せないようなシステムにならないように注意する必要があります。
パッケージの導入を検討する場合には、このカスタマイズというキーワードを頭に入れておいてください。

三つめは、マーケティングを事業の柱としていて、ホームページ制作も行っている会社です。中小企業としては、マーケティング全般にわたって相談出来るので、ホームページを有効に活用できる可能性があります。
ITシステムの開発会社がシステムの完成を一番の目的と考える傾向があるのに比べ、この種類の会社は集客を一番に考えてくれるという強みがあります。
その一方で、自社にあったマーケティング戦略を実現してくれるのではなく、マーケティング商品や他社の成功例を強烈に押し込んでくるだけの会社もあるようなので、こちらも注意が必要です。

四つめは、システムをスクラッチから開発してくれる会社です。
このタイプの会社は、顧客からの要求に対して一番柔軟に対応してくれるはずです。一方で、価格がパッケージや簡易ソフトを利用する場合よりも割高になってしまうかもしれません。
オーダーメイドの品物を注文するようなもので、技術力も特定のソフトウェアの機能に閉じることなく、幅広く、そして深いことが多いです。
このタイプの会社を上手に利用する際に必要なことは、せっかく自由に要件を決められるのですから、売上増大などの経営に良い影響がもたらされるように、業者にもきちんと経営課題を理解してもらうことです。
また、他社がまだ行っていないような新しい技術を利用するのも、このタイプの会社を選ぶ大きな理由になります。

システム開発会社自身もシステム開発だけでは差別化が難しいことから、経営コンサルティングやITコンサルティングなどのサービスを提供する傾向が高まっています。逆にコンサルティングファームが、システム開発を手掛けるような流れを肌で感じることも多くなっていると感じます。
内製化で試行錯誤しながらシステム開発を行っている段階から、外部の業者に作業をお願いする際には、きちんと会社の状況やシステム開発の目的を共有することが必須です。システム開発会社がこんなふうに分類出来るんだということを頭の片隅に置いて、複数のタイプの業者のお話を聞いて、どのタイプ会社を自社が必要としているのかを考えてみてください。システム開発会社を選択する際のちょっとした参考になるのではないかと思います。

役割分担による分類
システム開発自体は業者が行ってくれるとしても、実際にシステム開発を行うには、経営戦略の策定、経営戦略にしたがったIT戦略の策定、実際のシステム開発計画が必要になります。
難しい言葉を使っているように見えますが、要はどんな経営課題があって、それをITを使って解決できるのか、出来るとすれば、どんなシステムをいくらで作れるのかという計画が必要ということです。
この経営戦略策定やIT戦略策定にどれだけ業者に入り込んでもらうのかが、システム開発、導入がうまくいくかどうかのキーポイントです。
自社で経営戦略やITの活用の検討が出来るのであれば、システム開発だけが行える会社を選んでまったく問題ありませんが、自社でそれが出来ないとすれば、戦略策定が出来る第三者の専門家にその部分をお願いするか、戦略策定まで一緒にやってくれるシステム開発会社にお願いするのが良いと思います。
くれぐれも、パッケージなどの製品を売り込む営業さんの上手なトークに乗っかって、必要のないシステムを導入したりしないようにしてください。
役割分担については、システムを何のための開発するのかの目的を見失わないようにすることが最も重要なことで、その上で自社の能力や外部に支払うコストのバランスなどを検討して、適切な業者とお付き合いすることが重要です。
いずれにしろ、企画から開発、運用にいたるまで、制作会社にすべてを任せてしまうことは避けましょう。システム開発にかかるすべての作業を任せてしまったとしても、それぞれのフェーズや作業において、常に状況を把握しながら、コミュニケーションを密にとっていくことが、システム開発を事業の成功に結び付けるための一番も大切なことです。


そうは言っても、自社にあったシステム開発会社ってどうやって見つければいいの?って声が聞こえて来そうですね。

システムの開発業者に限らず、知人がうまく付き合っている業者は第一の選択肢になると思います。その場合には、知人の会社にとっては良くても、自社の目的には合わないかもしれません。そんな時に、システム開発会社にはこんな種類や特徴があるんだということを思い出して、業者の担当者とお話してみてください。

現在付き合っている業者に不満があったり、良さそうな業者が見つからないということもあるかと思います。そんな時には、公的な機関や団体の相談窓口を利用する手もあります。全国には商工会議所や商工会があって、これらの組織には、必ず経営支援の部署があり経営相談員と呼ばれる人がいます。また、そのバックでは経営やITの専門家がサポートしてくれます。また、各県や政令指定都市には外郭団体として経営支援を専門に行う機関があります。横浜では、横浜企業経営支援財団がそれにあたり、経営やITの相談に乗ってくれます。こちらも専門家が待機してくれています。

どちらの組織も初回相談は無料だったり、3回程度の相談は格安だったりしますので、気軽に相談するのが良いと思います。もちろんSYSDeCの相談会を利用してもらっても中立な立場でアドバイスさせていただきます。

実際の問題として、システムのリニューアルを目的に、途中で業者を変更することは全然不可能ではありませんが、ホームページ業者を変更することにくらべるとかなりハードルが高くなります。価格などの要件や納期などの条件から業者さんを選ぶことが多くなるとは思いますが、もっと重要なことは、この業者さんとだったらうまくやっていけそうだなと思えることが重要ではないかと思います。そういう業者さんであれば、自分の手におえない分野の技術に広げなければいけなくなった時に、次の業者を紹介してくれたり、上手に作業分担しながら御社のお手伝いをしてくれることと思います。

システム開発における失敗にはいくつかのパターンがあります。この失敗のパターンに陥らないようにすることがシステム開発における留意点ということになって行きます。小さなシステムの制作においては契約書がなかったり、ちょっと大き目のシステム開発においても契約書はあるものの、どんなシステムを作れば良いのかが契約の段階では決まっていないことが多いです。

このようなシステム開発特有の留意点について、発注側も理解を深め、システム開発会社ときちんと約束事を確認しあうことが重要です。システム開発における失敗は、発注側や受注側のどちらか一方が悪いということは少ないと思います。発注者と受注者のシステム開発の特徴についての理解度が大きく異なるために、情報の共有が不足することでお互いがお互いに不信感を持つようになってしまうと、これが開発プロジェクトの失敗に直結します。このようなことが起きないようにするためには、密なコミュニケーションによる情報の共有が不可欠なものになります。任せた、任されたという意識を持たずに、一緒に作り上げていくという姿勢が成功につながります。

システム開発の失敗というと開発者側の問題に焦点が当てられがちになりますが、発注する側が知識を増やし、留意点を意識し、適切な対応をとることで、多くの問題の発生を防げます。このITシステム開発者側の開発するシステムではありますが、発注者の方が注意する点に焦点をあてて説明してみたいと思います。発注者側の自衛が必要なんだという気持ちを持って、この留意点と失敗例を読んでみてもらえればと思います。

もちろん開発側が何もしなくて良いということではなく、より高い専門性の上で、ホームページ制作が成功するようプロフェッショナルとしての役割をきっちりと果たすことが大切なことは言うまでもありません。


システム開発における失敗例で多いのは、開発スケジュールが伸びたり、開発コストが膨らんでしまうことです。ここではまず最初に、スケジュールとコストに関する失敗の例をいくつか紹介します。

開発するシステムの内容が、開発開始後も何度も変更され、スケジュールが遅延しコストも膨らんだケース
システム開発は建築ととても良く似ています。要望を聞いて、設計図を作成する。その後、設計図に基づいて制作、製造を行い、最後に設計図通りに出来たのかの確認を行う。
しかし、システム開発と建築で大きく異なることは、出来上がったものや内部の構造がお客さんに簡単に理解してもらえないことです。
建築物たとえば一戸建ての家で、建築も終盤、もう完成しようとしたときに、新しくここにドアを追加してくださいお願いするお客さんはまずいません。
一方で、システム開発の場合には、要件の変更に伴う修正がどのくらい大変かがお客さんに理解してもらえていないので、最後の最後にドアを付けてくださいという要望が普通に行われたりします。
大変さが理解出来ていないことによって、これくらい可能でしょうと気軽な気持ちで簡単に依頼されることが多いです。
しかし、システム開発においては、より規模が大きかったり、洗練されたものになればなるほど、企画する人、設計する人、実際の開発作業を行う人分かれていたりして、依頼者が気軽に思っているほど簡単には修正に応じられない場合も多いのです。
だからといって、開発がいったん始まってしまったら修正は一切出来ないということでは困ると思います。依頼者が初めてシステム開発を依頼する場合には、企画の資料や説明、プロトタイプの簡単なイメージを見せられても、最終形がイメージ出来ないことも多く、制作の後半になって、どうしてもイメージと違うので修正して欲しいということもあります。競合他社などが行ってきた戦略に対応するために、当初の設計を見直さなければいけないこともあるかもしれません。
しかし、こういった事態に陥ってしまうと、どうしても計画時に設定したスケジュールやコストを守れないことになってしまい、依頼側と制作側でのあまりうれしくない調整が必要になってしまいます。
結果的には、依頼側が依頼を取り下げるか、制作側が経費を自分持ちで修正を請け負うこともあります。一番多いケースとしてはお互いが妥協するケースですが、依頼の一部を取り下げたり、増加する制作費の一部を依頼者が支払ったりすることもあります。しかし、これでは結局、両社が満足できない状況になってしまっています。実際のシステム開発においては多少なりとも妥協しながら制作が行われていることが非常に多いのではないかと思います。
発注側と制作側のシステム開発のための作業やリスクに対する知識の差や、システム開発特有の留意事項などもあって、簡単な解決策があるわけではなく、この問題はいまだ永遠の課題なのかもしれません。そんな状況の中で、出来るだけ失敗するリスクを減らすためには、依頼側がシステム開発を行う目的や、成果の目標を制作側にきちんと伝えること。また、制作側は、システム開発の作業プロセスをしっかりと依頼側に伝えることと、いつまでに何を依頼側にしてほしいのかをはっきりと示すことです。また、発注者は自分たちのようにプロではないことを理解して、面倒くさがらずにしつこく説明を重ねることも重要です。その上で、両社が密にコミュニケーションをとることが出来れば、このような失敗が発生する可能性は大きく低減されると考えています。発注者のみなさんには、分からないことを分からないままにせず、任せっぱなしにせずにきちんと理解出来るまで聞くこと。作業はまかせても状況の確認は自分たち自身でもしっかりと行っていただければと思います。

発注側から提示してもらう業務データの提供が遅れ、スケジュールが遅延したケース
システム開発にあたっては、マスタデータと言って、業務で利用するコードやその内容の一覧情報など、どうしても発注側からコンテンツの提供を受ける必要がある場合が多いです。しかしながら、システム開発は業者に任せておけば良いとか、お金を払ってるんだから全部業者の責任だというような気持ちが強い企業であったり、システムは重要だと考えてはいるものの、業務が忙しくて、必要な業務データの準備を行う時間がないといったこともありがちです。このような場合には、開発側の作業が増えるわけではないので、料金が加算されるようなことは少ないと思いますが、業務データ待ちでスケジュールが遅延し、予定していた日にシステムを完成させることが出来なくなってしまったりします。
このような状況を避けるには、計画時から、発注側に無理のない業務データ準備のためのスケジュールを作ることと、このような状況が発生する可能性が高い場合には、できるだけ、発注者側の負担が少なくなるように、開発側で業務データ案を作成し、発注側にその案を確認してもらうような役割分担を検討しても良いでしょう。
しかし、なかなかこのような対策は難しく、業務データの作成を業者に頼めばコストの増大につながったり、そもそもシステム開発は得意だけど業務には精通していない業者もあって、なるべく依頼者側でそろえるという役割分担になるのですが、やっぱり準備の時間がないという状況に陥ることも多いです。
システム開発の本稼働スケジュールを考えたり、業務データ作成の役割分担を決めたりする際には、直近のシステム開発コストばかりを考えるよりも、システムを開発する目的や、どのような役割分担が目的を達成するのに一番適しているのかに立ち戻って考えてもらえればと思います。それが依頼側と制作側できちんと共有出来れば、おのずと話し合いの中から最適な役割分担とスケジュールが見えてくると思います。
さらに言えば、プロジェクトにはどんなに計画や準備を周到にしたところで、どうしても思いがけない事態が発生するものです。そう考えて、制作側はプロフェッショナルとして、発注者のコンテンツの準備が間に合わないなどのリスクにそなえて、事前の対策を予算や労力が許すようであれば検討するのが良いと思います。

発注側が行うべき最終テストの内容やスケジュールが共有されず、役割分担やスケジュール、コストでもめたケース
システム開発を行う場合の常識が、システム開発に慣れていない企業にとっては当たり前でないことがたくさんあります。説明されればあたりまえと理解出来ることでも、そのまま考えを巡られていないこともたくさんあります。
最終的なテストを誰が行うのかは、業務を一番理解している発注側が行うというのは当然のこととも言えますが、発注側からすると、テストって開発者がするものでしょ。と思っていたりもするものです。
システムの品質を確保し、使いやすいシステムに仕上げることは、その後のシステムの活用に大きな影響を与えることで、発注側のテストの真剣度でシステム開発の成否が決まると言っても過言ではありません。
発注側のテスト要因の確保やスケジュールの調整が行われないことは、すなわち、スケジュールの遅延や、制作コストの増加につながってしまったりします。
仕方なく開発者側でテストを進めれば、本来の要求とは異なる仕様でシステムが完成してしまったり、おおげさになりますが、当初の目的にそぐわない、満足のいかない中途半端なホームページになってしまうこともあります。
このような失敗に陥らないためには、やはり、発注側が行わなければならないテストの内容やスケジュールを、きちんと計画の段階で、発注者、制作側の両者で話し合って共有することです。


次に、制作されたITシステムに満足出来なかったり、集客を目的としてホームページであるにもかかわらず集客出来なかったりといった、ITシステムの品質に関する失敗の例をいくつか紹介します。

開発したシステムが発注者のイメージしていたものと違ったり、細かな部分で使いにくいなど、制作物に満足できないケース
開発されたシステムに発注者が満足できないケースの原因には二つあると思います。

一つはシステム開発会社の作るシステムが自社に業務内容に合わない場合です。システム開発会社が自社の業務プロセスを理解してくれた上でオーダーメイドで開発してくれる場合にはこのようなことは起こらないと思いますが、誰かの紹介でその会社が使っているパッケージやITシステムをそのまま導入しようとしたりする場合には、このようなことが起こる可能性はあります。これはどちらかと言えば、発注側が意識することで防げるパターンでもあります。
システム開発会社に必要なシステムの概要を伝える場合には、自社の業務プロセスをしっかりと説明し、システム開発会社に理解してもらうことがとても重要です。その際には、実際に業務で利用している帳票類や収集・分析データを見てもらって、具体的な業務の内容を理解してもらう必要があります。
口頭で理想のシステムを語ったり、他社の成功事例やシステム開発会社のセールストークに惑わされることなく、どのようなシステムが自社の業務プロセスを改善したり、マーケティングや集客などの事業に役に立つのかを地に足を付けて考えてみてください。なにより、システム開発の目的や、自社の状況や業務内容がきちんと共有されていれば、そんなに変なシステムを開発してしまうこと自体ほとんどないと思います。

もう一つのケースは、開発側が開発したシステムの発注側のテストが、業務が忙しいなどの理由で遅れてしまうようなケースです。このようなケースも多々見受けられます。自分たちがテストする時間が取れなくても業者に任せておいて大丈夫だろうと思っていたものの、最後に出来上がったものをみたら、やっぱりイメージが違うとか、細かい部分をも少し修正して欲しいなどの要求がシステム開発の一番最後になって吹き出すパターンです。こうなってしまうと、ITシステムはほとんど完成していますし、納期は直近に迫っていることが多く、ここからの修正は不可能で、満足いかないままのリリースになってしまいます。どうしてもシステムを修正しなければ当初の目的が達成できないなれば、せっかく作ったホームページがお蔵入りすることすらあります。そこまでいかなくても、使い勝手の悪さによって、その後使われないシステムになってしまうこともなくはありません。
ITシステムは完成前の開発途中であっても、頻繁に確認してその場その場で思ったことを伝えましょう。もちろんすべての意見や要望が反映されるわけではありませんが、出来うる範囲でシステム開発会社は対応してくれると思います。それは、技術者という生き物が良いものを作りたいという欲求を必ず持っているからです。さらに発注者と目的意識を共有していれば、一緒に目的を達成したいという気持ちや、このお客さんに喜んでもらおうという気持ちも当たり前のように持っています。
途中で何度も意見や感想を言うのは申し訳ないと感じることもあるかもしれませんが、意見をもらえずに満足してもらえるものが出来ないことはシステム開発会社も良く理解しています。後から言われるよりも、より早く言ってもらって、出来ることと出来ないことを早く共有したいと思うものです。そして、そうすることが両者が満足するITシステムを予算内でスケジュール通りに作り上げることにつながって行きます。


最後に、一旦開発が完了し、ITシステムがリリースされた後、機能追加や改善が行われないケースについて紹介します。お客様や近隣の競合の変化、また、インターネットなどの技術の変化に合わせた適切な変更が必要であるにもかかわらず、これらが行われていないことも、運用上の失敗と言うことが出来ると思います。

リリースしたITシステムに必要な機能や改善が行われないケース
ITシステムをリリースした後、必要な機能追加が行われないことはかなり多いと思います。もちろんシステム開発には費用が必要なので、なかなか継続して予算をかけられないということはあると思います。しかし、何年もの間、同じ機能のITシステムで良いはずがありません。ITシステムは変わらないけど、ITシステムで出来ない機能はエクセルを使ってやっているなどというケースも少なくありません。
機能追加でなくても、使い勝手の良さを改善するなどすることによって、同じ機能であっても利用者がデータを入力しやすくなってデータが蓄積されITシステムの価値が大きく上がるようなこともあります。
確かに更新にかかる費用のこともありますが、継続的なITシステムの変更を心がけましょう。リリース後の更新の方法についても、システム開発の企画時にシステム開発業者と話し合って計画しておくことが重要です。
定期的、継続的なITシステムの更新は、ITシステムを長きにわたって有益な事業のツールとして活かしてくための重要な要素です。そのための役割やコストについても、システム開発業者と初めから話し合っておきましょう。
最近のシステム開発の手法として、大きな予算で一度に多くの機能を持つITシステムを開発するのではなく、コアとなる機能を開発してはリリースし、実際にITシステムを利用しながら、さらに機能追加を行ったり改善を継続していく方法があります。この方法ですと初期投資の額が小さくなり、かつシステムの効果が少しずつ見えたところで投資を追加していくことになるので、大きな失敗に結びつきにくくなるというメリットがあります。

開発したITシステムがリリースされた後、そのITシステムがどれだけ利用されているかや、実際に事業にどのようなインパクトを与えたかがきちんと把握されていないケース。
ITシステムを有効に活用し、適切な改善や機能追加を行っていくためには、ITシステムの効果をきちんと認識出来ることが必要です。このITシステムの効果を認識するための方法が、ITシステムの利用量だったり、利用者の声だったり、システム開発の目的にした事業における集客数などの評価指標です。
そして、ITシステムの費用対効果も測るには、計画時の目標と実績を比較してみることも重要です。これに月々の数字の変動を加え、継続して改善や機能追加を行っていくことによって、より効果の高いITシステムに創り上げて行くことが可能です。売上利益が増えることによって、ITシステムの機能追加や改善のための原資になり、良いスパイラルが形成されていきます。
このような良いスパイラルを作り上げるためには、ITシステム開発の企画時に、きちんとITシステム導入の目的を設定して、目標とする成果を数値として設定することがとても重要です。

新しい技術やサービスへの対応が行われず、集客や売り上げ等に悪い影響を与えてしまったケース
ITシステムやインターネットの世界の技術の変化のスピードはとても速いです。新しい技術がどんどん生まれているだけではなく、過去の技術と同じ技術であれば、その価格が一昔前にくらべてはるかに安くなっているということもありえます。ITが事業の中心でない会社にとってはIT業界の変化に何がなんでもついて行くという必要はまったくありませんが、大きな流れの中で、有利な選択をしていきたいものです。特に競合他社よりもITによって一歩抜きんでることが出来るのであれば儲けものではないでしょうか。
新技術への対応は頻繁に行わなければいけないものではありませんが、自社のことを良く分かってくれている業者との良い関係があれば、必要な新しい技術情報をタイムリーに提供してくれるはずです。戦略上有利になるような対応はきちんと行って行けるようにして行けるといいですね。

こうしてみて行くと、共通していえることは、信頼できるシステム開発業者もしくは、信頼できる担当者を見つけられるかどうかがポイントになりそうです。

こうして記事を書くことによって、自身が出来ていないことに改めて気づくことも出来ました。良いものを作りたいという気持ちの中で、時間的な余裕がなくなってしまい、完璧を目指せなくなってしまうこともあります。それでも、目的を共有出来たり、お客様との良い関係があれば、お客さんに喜んでもらいたいと思います。お客様の手を煩わせないようにとも思います。

自衛のための留意点を意識することも大切なことではありますが、システム開発会社と良い関係を築いて、安心して任せられる関係になれることが理想ですね。それは、システム開発会社も同じ思いを持っていると思います。

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システム開発の料金は幅が広すぎて、どの価格が妥当なのかが発注する側からはわかりにくくなっています。その理由の一つは、システム開発の価格は、かかったコストに一定の割合の利益を上乗せするコストプラスという価格設定が使われていることです。このため、個人事業主や零細のシステム会社の方が安い値段で開発が出来る傾向にあります。また、大企業や大企業の関連会社においては、受注した会社が開発するのではなく、下請け企業に開発を依頼します。建設業と同様にここから孫請け、非孫請けと開発を依頼することも多く、それぞれが利益を上乗せするので、価格が高騰します。もちろん管理体制もしっかりしていますし、品質も高いことが多いのですが、それでもこの価格はなかなか中小企業などには支払える金額ではありません。

もう一つの価格設定の方法として、顧客が受け取る価値を基準に価格を設定する方法があります。競合が多くない場合には価格競争にならず、この価格付けがお客様にとって納得のいく価格である場合が多いです。では、顧客が受け取るソフトウェアの価値とはどんなものでしょうか。一番分かりやすいのは、システムを利用することで、その会社がいくら利益を増加させることが出来るかではないでしょうか。しかしながら、企業の利益をシステムの利用によるものだけに切り分けることは非常に難しいことになります。経営コンサルをシステム開発と合わせて行っている場合にはこのような価格設定をすることが不可能ではないかもしれませんが、システムを提供する会社では、あまりにリスクが大きくなりかねません。

そこで、ソフトウェアの顧客からみた機能数を計測したものを顧客に提供する価値として代用する考え方が生まれて来ました。FP(Function Point)法と呼ばれる計測方法で、Functionは機能、Pointは点数という意味ですから、機能数といって差し支えないと思います。

FP法は全世界で使われているソフトウェア規模を見積もる方法で、日本でも大企業を中心に利用されています。中堅、中小のソフトウェア会社で利用されることはほとんどありません。大企業を含め、中堅、中小のソフトウェア開発企業においては、明確な規模の見積もりがないまま、あいまいな見積が行われ、この見積をもとに顧客との話し合いで開発の価格が決められているのが現状です。

FP法が適切に計測できることを認定するCFPS(Certified Function Point Specialist)という資格があります。日本では大企業在籍の技術者を中心に50人ほどしか資格保有者がいません。この資格を当センター長の矢野英治が保有しています。

新横浜ソフトウェアセンターでは、このFP法で計測した機能数をベースに、ソフトウェアの難易度など顧客ごとの条件を考慮しシステムの開発料金を見積もることにしています。1FPあたり1万円の価格を標準価格として設定しており、大企業が1FPあたり10万円程度としている価格の1/10程度を実現しています。

FP法の計測方法についてはお問い合わせください。近い将来には簡易計測の方法をこのホームページで公開したいと思います。